Die Digitalisierung von Hausverwaltungen

Die Aufgaben einer Hausverwaltung gehen mittlerweile weit über die Kontrolle der Mieteingänge hinaus. Von der Verwaltung unterschiedlicher Verträge, sowie der Finanzen reicht das Spektrum bis hin zur Datenpflege und der Kommunikation mit Mietern, Handwerkern und Eigentümern. Wen wundert es da, dass sich mitunter Prozesse verzögern oder Fehler einschleichen. An dieser Stelle greifen digitale Tools, die die Immobilienverwaltung übersichtlicher und einfacher gestalten sollen. Aber ist dem auch so?

Macht eine Digitalisierung Sinn?

Der Entscheidung für oder gegen ein digitales Tool zur Immobilienverwaltung geht eine gründliche Bestandsaufnahme voraus. Sie müssen zunächst einmal herausfinden, welche Tätigkeiten Sie zeitlich besonders aufhalten bzw. besonders aufwändig sind und an welcher Stelle es Potenzial für neue Services gibt.

Ein wichtiger Punkt, der vielen Vermietern und Eigentümern Zeit und Nerven raubt, ist die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Über eine digitale Software zur Verwaltung von Immobilien wird dies erleichtert. Damit Sie sich vorstellen können, wie Sie der Einsatz einer ganzheitlichen Online-Lösung entlasten kann, betrachten wir einmal die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung anhand der Software-Lösung von immocloud.de. Anstatt sich, wie gewohnt, durch Excel-Tabellen zu quälen, Rechnungen zu suchen, Bankkonten zu überprüfen und alle nötigen Zahlen zu besorgen, um sie dann wieder in eine Excel-Tabelle einzupflegen, kann dieser Prozess abgekürzt und vereinfacht werden.

Vorteile einer digitalisiert erstellten Nebenkostenabrechnung

Sobald Sie sich entschieden haben eine Software für Ihre Nebenkostenabrechnung zu nutzen, ergeben sich folgende Vorteile für Sie:

1. Durch das Verknüpfen Ihrer Bankkonten mit der Software, können Sie unterjährig Ihre Ein- und Ausgaben zuordnen und Mieteingänge verbuchen. Dies erfolgt in der Regel automatisiert.
2. Alle zu den Betriebskosten und Mietverhältnissen zugehörigen Dokumente und Rechnungen sind hinterlegt und eingepflegt. Ebenso haben Sie jeweils die aktuellen Zählerstände zur Hand.
3. Dadurch können Sie mit wenigen Klicks eine Nebenkostenabrechnung erstellen und erzielen durch die unterjährige Pflege eine enorme Zeitersparnis.

Welche Tätigkeiten können noch digitalisiert werden?

Inwiefern die Digitalisierung von Prozessen sinnvoll ist und welche Tätigkeiten zusätzlich durch digitale Technologien unterstützt werden können, zeigen Ihnen folgende Beispiele:

• Zusammenarbeit: Diese wird erheblich erleichtert durch die Vergabe von Berechtigungen. So können nicht nur mehrere Nutzer Ihren Account mitverwalten, Sie können auch noch Berechtigungen vergeben, welche Art der Zugriffe, Sie auf welche Bereiche freigeben wollen. So kann z.B. Ihr Praktikant nur lesen und bearbeiten, kann aber nicht Ihr Bankkonto einsehen, wenn Sie es nicht wünschen.

• Dokumente: Jegliche Form von Dokumenten, z.B. Verträge oder Protokolle können digital gespeichert werden, sind sofort auffindbar und jederzeit, überall abrufbar. Zudem können Sie eigene Vorlagen, sowie Ihr eigenes Briefpapier hinterlegen.

• Verwaltung von Zahlungsflüssen: Das manuelle Kontrollieren von Buchungen, sowie die Weiterverarbeitung in anderen Systemen nimmt viel Zeit in Anspruch. Diese Arbeitsschritte können durch digitale Tools zur Immobilienverwaltung komplett eliminiert werden.

• Kommunikation: Die Kommunikation wird über einen digitalen Kanal gebündelt und Sie haben die Möglichkeit Kontaktdaten und Dokumente freizugeben oder Mitteilungen zu verfassen. Auch besteht die Möglichkeit E-Mails, SMS (ausgehend), Post und das Mieterportal für Ihre Kommunikation zu nutzen. Briefe schreiben Sie zunächst, wie eine E-Mail. Sie geben Ihre Nachricht ein, der Briefkopf wird automatisch erstellt. Sie können auch Vorlagen nutzen, die Sie zuvor angelegt haben, so wie Ihr eigenes Briefpapier hinterlegen, so dass dieses automatisch mit aufgenommen wird. 

Die Digitalisierung bietet ganz neue Services

Wie Sie sehen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Ihnen als Vermieter oder Verwaltung das Tagesgeschäft zu erleichtern. Es lohnt sich neuen, digitalen Services, die das Leistungsportfolio Ihrer Hausverwaltung ergänzen könnten, gegenüber offen zu bleiben und die Digitalisierung bereits vorhandener, analogen Prozesse ins Auge zu fassen. Der aus diesem Bedarf entstandene Markt an Digitallösungen entwickelt sich rasant. Proptech-Unternehmen, wie zB immocloud, liefern neue Impulse und entwickeln diesen Markt entscheidend weiter. Hausverwaltungen positionieren sich mit Hilfe der digitalen Unterstützung wettbewerbsfähig, indem Sie Kundenbedürfnissen entgegenkommen und die Qualität ihre Services verbessern. Ein klares „JA“ zur Digitalisierung, denn viele Eigentümer wünschen sich heute differenzierte Einblicke in die Prozesse, sowie den „Gesundheitszustand“ ihrer Immobilie, aber dies ohne zusätzliche Zeit investieren zu müssen.