Wie kündigt man seine Hausverwaltung?

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, dass eine Wohnungseigentumsgemeinschaften einen Verwalter bestellen muss, sie könnte sich auch selber verwalten. In der Praxis wird jedoch in den überwiegenden Fällen ein Verwalter bestellt, der die gemeinschaftsbezogenen Interessen wahren und die Liegenschaft verwalten soll. Doch wie kann die Hausverwaltung gekündigt werden, wenn man mit deren Arbeit nicht (mehr) zufrieden ist? Auf was ist dabei zu achten? Diese und andere Fragen soll der folgende Beitrag behandeln.

Reicht nicht ein einfaches Kündigungsschreiben?

Viele Wohnungseigentümer glauben noch immer, dass die Übermittlung eines Kündigungsschreibens für die Aufkündigung der Verwaltung – ähnlich wie bei einem Dienstverhältnis – reict. Das Wichtigste schon vorab: Das ist es nicht!

So wie die Bestellung eines Verwalters einer Beschlussfassung der (einfachen) Mehrheit der Wohnungseigentümer bedarf, ist auch für die Auflösung des Verwaltungsvertrages eine Beschlussfassung mit einfacher Mehrheit nötig. Die maßgebliche gesetzliche Bestimmung dazu findet sich im § 28 Abs 1 Z 5 WEG.

Wie wird die „einfache“ Mehrheit berechnet?

Die Mehrheit berechnet sich gemäß § 24 Abs 4 WEG „nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile“. Stimmberechtigt ist daher jeder Wohnungseigentümer, der zum Zeitpunkt der Beschlussfassung im Grundbuch mit einem entsprechenden Miteigentumsanteil (der durch ein entsprechendes Nutzwertgutachten festgesetzt wurde) an der Liegenschaft eingetragen ist. Der Begriff „Wohnungseigentümer“ ist dabei nicht wörtlich zu nehmen! Es ist jeder Miteigentümer einer Liegenschaft zur Stimmabgabe berechtigt, egal ob diesem eine Wohnung, ein Abstellplatz, ein Geschäft, o.ä. gehört.

Wie erfolgt die Beschlussfassung?

Das Wohnungseigentumsgesetz sieht zwar vor, dass Beschlüsse hauptsächlich („vornehmlich“) in der Eigentümerversammlung zu fassen seien, jedoch ist es auch zulässig, dass Beschlüsse auch „auf andere Weise“ (§ 24 Abs 1 WEG) zustande kommen können. Da die im Raum stehende Auflösung des aktuellen Verwaltervertrages ein eher unangenehmes Thema ist, wird dies in den seltensten Fällen durch Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung erfolgen, wo der derzeitige Verwalter dabei ist.

In der Praxis wird der Beschluss über die Auflösung des Verwaltervertrages daher eher „auf andere Weise“, nämlich in Form eines sog. Umlaufbeschlusses durchgeführt. Dabei werden an alle Eigentümer entsprechende Stimmzettel versendet, worin diesen die Frage gestellt wird, ob sie mit der Auflösung des Verwaltervertrages einverstanden sind ja/nein.

Wichtig: Es muss unbedingt ein Rückgabetermin angeführt sein, bis zu welchem der ausgefüllte Stimmzettel abgegeben werden muss. Nach diesem Termin können dann die bis dahin eingetroffenen Stimmzettel ausgewertet werden.

Sollte bereits klar sein (zB durch Vergleich von eingeholten Angeboten, usw.), welche neue Hausverwaltung künftig beauftragt werden soll, dann kann gleichzeitig mit der Abstimmung über die Kündigung der “alten” Hausverwaltung auch die Zustimmung zur Beauftragung der “neuen” Hausverwaltung abgefragt werden. Dies jedoch in 2 separaten Beschlüssen.

Der OGH hat bereits judiziert, dass Umlaufbeschlüsse über die Auflösung des Verwaltungsvertrages auch in Form einer Unterschriftenliste, die von einem Miteigentümer persönlich zwecks Unterfertigung überbracht wird, grundsätzlich zulässig ist und zwar ohne, dass zuvor eine gesonderte Beschlussfassung oder Verständigung über diese Vorgehensweise erfolgen müsste.

Oft gibt es ein bis zwei Miteigentümer, die mit der Verwaltung – aus welchen Gründen auch immer – besonders unzufrieden sind. Diese übernehmen zumeist dann auch die Organisation der Beschlussfassung oder gehen persönlich mit der Unterschriftenliste von Tür zu Tür. Beides ist möglich und zulässig.

Kundmachung des Abstimmungsergebnisses

Nachdem alle erhaltenen Stimmzettel ausgewertet wurden ist das Abstimmungsergebnis entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen kundzumachen. Nach § 24 Abs 5 WEG sind Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft sowohl durch Anschlag an einer für alle Wohnungseigentümer deutlich sichtbaren Stelle des Hauses (zB am „Schwarzen Brett“) als auch durch Zusendung schriftlich zur Kenntnis zu bringen.

Wichtig: Es ist im Schreiben ein Hinweis beizufügen, dass für den Beginn der Frist zur Beschlussanfechtung der Tag des Anschlags des Beschlusses im Haus maßgeblich ist. Zugleich ist auch der Tag des Anschlags und das sich daraus errechnende Ende der Anfechtungsfrist bekannt zu geben!

Kündigung des Hausverwaltervertrages

Erfolgt innerhalb der Frist (1 Monat) von keinem Eigentümer eine Anfechtung des Beschlusses und wird dieser daher rechtskräftig, kann dem Hausverwalter ein entsprechendes Kündigungsschreiben übermittelt werden. Aber auch hier sind gesetzliche Fristen einzuhalten!

Gemäß § 21 WEG kann der Verwaltungsvertrag unter Einhaltung einer Frist von 3 Monaten zum Ende jeder Abrechnungsperiode gekündigt werden. Üblicherweise ist die Abrechnungsperiode das Kalenderjahr, weshalb bis spätestens Ende September der Verwaltungsvertrag gekündigt werden muss. In Einzelfällen gibt es auch vom Kalenderjahr abweichende Abrechnungsperioden. Dies wäre im Wohnungseigentumsvertrag ersichtlich, daher: sicherheitshalber nachlesen!

Auflösung des Verwaltungsvertrages durch einen einzelnen Eigentümer?

Auch das ist in Ausnahmefällen und ohne entsprechende Beschlussfassung in der Eigentümergemeinschaft möglich! Verletzt ein Verwalter nämlich aufs Gröbste seine Pflichten, kann gemäß § 21 Abs 3 WEG auf Antrag auch nur eines Wohnungseigentümers vom Gericht der Verwaltungsvertrag aufgelöst werden. Als grobe Pflichtverletzungen wurden unter anderem folgende Sachverhalte angesehen: die Unterlassung der Abrechnung bzw. erheblich verspätete Rechnungslegung, die verspätete und wegen ihrer Unzulänglichkeit praktisch unüberprüfbare Jahresabrechnung, fehlende oder falsche Informationen, Begünstigung einzelner Miteigentümer zum Schaden anderer.

Dieses Recht des einzelnen Miteigentümers kann auch nicht durch eine entsprechende Bestimmung im Verwaltungsvertrag ausgeschlossen werden!

Mögliche Kosten bei einer Verwalterkündigung

Der Übergang von der gekündigten auf die neue Hausverwaltung funktioniere im Normalfall recht gut. Die „alte“ Hausverwaltung ist nämlich dazu verpflichtet, die Unterlagen an die neue zu übergeben. Oft wird allerdings, je nachdem, was im Hausverwaltungsvertrag geregelt ist/war, ein sog. „Übergabehonorar“ fällig. Dieses kann bis zu einem Viertel des Jahreshonorars liegen! Ein vorheriger Blick in den Verwaltungsvertrag der zu kündigenden Hausverwaltung schadet sicher nicht.

von Dr. Daniel Köll, MSc, redaktion@immobilien.blog